MONOGRAFIA DA SECRETÁRIA
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PREÂMBULO Para traçarmos a imagem desta profissional – SECRETÁRIA – na actual conjuntura do mercado de trabalho português, passemos primeiro pela lenta evolução e menor reconhecimento desta profissão e pelo que é hoje exigido pelos empregadores. Evolução Presentemente: No entanto, e através da análise do quotidiano, tiramos a conclusão de que é exigido muito mais do que o tradicionalmente estabelecido. Assim, aceitamos que os conhecimentos exigidos à Secretária abranjam dois factores distintos: a. O intelectual Dentro deste contexto a Secretária a quem tanto é exigido, tem-se defrontado com uma indefinição e incorrecta descrição da sua função, e de exigência de habilitações escolares, bem como das características envolventes do seu mundo de trabalho. Ao elaborar a Revisão da Monografia da Secretária, a ASP num sentido de actualização profissional pretende produzir um documento que esquematize o quotidiano da Secretária no cenário de trabalho que hoje lhe é oferecido. PERFIL PROFISSIONAL Aptidões Assim: Exigências Intelectuais Exigências de Personalidade Factores Deontológicos Quanto às qualidades de trabalho, salientamos a capacidade de organização e um ritmo de trabalho regular; é importante que possua o sentido de antecipação ou, pelo menos, que seja avessa ao adiamento: não deixar para logo aquilo que é possível fazer já. Além disso, deve possuir boa capacidade de realização e o gosto pelo trabalho bem feito. Importa ainda salientar a conveniência de uma boa cultura geral, facilidade de expressão oral e de escuta, criatividade, disponibilidade, polivalência e sentido de humor. Em termos paradigmáticos, as tarefas e respectiva qualificação para o exercício da função Secretária serão as seguintes: 1. ESTENO-DACTILOGRAFIA CORRESPONDENTE 1.1. Minutar textos de rotina de trabalho administrativo. 1.2. Dactilografar as minutas que redigiu e minutas que lhe foram apresentadas já redigidas pela hierarquia. 1.2.1. Autiodactilografar 1.3. Estenografar e/ou outro método de escrita rápido para tomada de notas – escrita sistematizada. 1.4. Traduzir. 1.5. Operar com equipamento de telex e telecópia. 1.6. Operar com gravador. 1.7. Policopiar. 1.8. Trabalho de Telefone.
Qualificação Meios humanos 2. TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO TÉCNICAS DE ARQUIVO, permitindo uma válida implantação e manutenção dos Arquivos e Ficheiros do gabinete. 2.1. Registo e descrição dos documentos; Qualificação Meios técnicos e instrumentais de apoio 3. REUNIÕES DE TRABALHO 3.1. Organização e Implantação 3.1.1. Programa (elaboração); 3.1.2. Convocatória/Agenda; 3.1.3. Dossiers de participantes; 3.1.4. Lista de endereçamentos e/ou presenças; 3.1.5. Reserva da sala e implantação dos serviços; 3.1.6. Convocação da equipa de apoio. 3.2. Secretariado 3.2.1. Tomada de notas e/ou gravar; 3.2.2. Intérprete consecutiva; 3.2.3. Traduzir; 3.2.4. Dactilografar; 3.2.5. Operar com meios audiovisuais; 3.2.6. Acolhimento. 3.3. “Follow-up” 3.3.1. Mapas de controlo das deliberações tomadas em reunião; 3.3.2. Correspondência protocolar; 3.3.3. Actas; 3.3.4. “Comptes rendus”; 3.3.5. Ficheiro de assuntos tratados e registados em acta; 3.3.6. Passagem ao livro de actas (eventualmente). Qualificação Meios humanos 4. TAREFAS CONCERNENTES AO RECEPCIONISMO 4.1. Contacto com os visitantes, com o público em geral, com a hierarquia; Qualificação 5. MISSÕES DE TRABALHO 5.1. Planeamento da acção Qualificação 6. PREPARAR E ORGANIZAR O TRABALHO DO GABINETE (Sabendo delegar parte da sua execução) 6.1. Circuito de recepção e expedição de documentação
Fonte: ASP - Associação Portugesa de Profissionais de Secretariado e Assessoria |