Monografia da Secretária

PREÂMBULO

Para traçarmos a imagem desta profissional – SECRETÁRIA – na actual conjuntura do mercado de trabalho português, passemos primeiro pela lenta evolução e menor reconhecimento desta profissão e pelo que é hoje exigido pelos empregadores.

Evolução
Único requisito inicial exigido: saber dactilografar e discrição; 
De mera executante em dactilografia passa a ser também uma subalterna administrativa; 
Dactilografia mais os conhecimentos adquiridos pela prática no escritório acresciam a esta função uma experiência profissional valorizada; 
Uma certa experiência e uma presença agradável e feminina num Mundo de Trabalho onde imperava o homem.

Presentemente:
Os problemas inerentes a uma certa tradição juntamente com o conceito que as hierarquias têm (ou tinham) de Secretária descrevem-na como sendo:
- A profissional que sabe escrever à máquina, tomar notas de forma sistemática e atender funcionalmente o telefone, encarregando-se de tarefas de pura rotina.

No entanto, e através da análise do quotidiano, tiramos a conclusão de que é exigido muito mais do que o tradicionalmente estabelecido. Assim, aceitamos que os conhecimentos exigidos à Secretária abranjam dois factores distintos:

a. O intelectual
(Inteligência, memória, critérios, iniciativa, ambição, sentido de realização profissional); 

b. O prático
(Técnicas de secretariado adquiridas pela frequência de cursos curriculares específicos). 
Nestas circunstâncias, pretende-se já alguém com formação profissional adequada e complementada por experiência, para o desempenho de funções polivalentes, que vão desde a auxiliar de gestor, ao elemento meramente executivo.

Dentro deste contexto a Secretária a quem tanto é exigido, tem-se defrontado com uma indefinição e incorrecta descrição da sua função, e de exigência de habilitações escolares, bem como das características envolventes do seu mundo de trabalho.

Ao elaborar a Revisão da Monografia da Secretária, a ASP num sentido de actualização profissional pretende produzir um documento que esquematize o quotidiano da Secretária no cenário de trabalho que hoje lhe é oferecido.

PERFIL PROFISSIONAL

Aptidões
No âmbito das aptidões intelectuais, a Secretária(o) deverá possuir capacidade de se adaptar a situações novas, espírito inovador e um apurado sentido prático. É uma profissão que exige um raciocínio concreto e lógico bastante desenvolvido, uma memória com um bom poder de retenção e de reprodução: fixar números, palavras, frases, fisionomias é imprescindível na rotina quotidiana. Os contactos sociais a vários níveis que as suas tarefas lhe impõem exigem um grau elevado de inteligência social e desenvolvida capacidade de comunicação, e conhecimentos de informática.

Assim:

Exigências Intelectuais
- Mediana inteligência geral e prática. 
- Inteligência espacial (permitindo utilização rentável do equipamento de escritório). 
- Inteligência verbal – incluindo fluência verbal, compreensão verbal e capacidade de síntese. 
- Velocidade e Percepção (referente só à rotina burocrática). 
- Habilidade numérica (boa memória para ordens e números).

Exigências de Personalidade
- Exigências caracteriológicas (consciência ideológica, ambição não fantasiosa, equilíbrio emocional, prudência, espírito de ordem, resistência à rotina). 
- Exigências éticas (discrição, consciência dos valores hierárquicos, sentido de disciplina e disponibilidade, tendo como parâmetros a pontualidade e a assiduidade). 
- Exigências quanto à motivação profissional (obtenção dum status, aceitação dos outros, facilidade de comunicação, mentalidade “marketing” face à Organização, aceitação de actividade de Relações Públicas). 
- Exigências sociais (espírito de cooperação, cortesia no sentido de amabilidade – acção, apresentação e aspecto exterior civilizado, capacidade de lidar com todos os níveis de hierarquia e do público em geral).

Factores Deontológicos
Aceitação das regras do seu mundo de trabalho no âmbito profissional, moral e sócio-cultural, de acordo com as normas contidas no Código Deontológico da ASP.

Quanto às qualidades de trabalho, salientamos a capacidade de organização e um ritmo de trabalho regular; é importante que possua o sentido de antecipação ou, pelo menos, que seja avessa ao adiamento: não deixar para logo aquilo que é possível fazer já. Além disso, deve possuir boa capacidade de realização e o gosto pelo trabalho bem feito. Importa ainda salientar a conveniência de uma boa cultura geral, facilidade de expressão oral e de escuta, criatividade, disponibilidade, polivalência e sentido de humor.

Em termos paradigmáticos, as tarefas e respectiva qualificação para o exercício da função Secretária serão as seguintes:

1. ESTENO-DACTILOGRAFIA CORRESPONDENTE
2. TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO
3. REUNIÕES DE TRABALHO
4. TAREFAS CONCERNENTES AO RECEPCIONISMO 
5. MISSÕES DE TRABALHO
6. PREPARAR E ORGANIZAR O TRABALHO DO GABINETE

Qualificação
- Para Minutar:
· Domínio das funções referencial e metalinguística para minutar documentação de carácter administrativo, e aquisição do poder de síntese; perfeito conhecimento da Gramática Tradicional;
· Conhecimento das técnicas bancárias; leitura de indicadores estatísticos; terminologia de contabilidade; terminologia e noções de comércio; conhecimento de circuitos bancários/oficiais versus empresa. 

- Para Dactilografar:
· Formação em dactilografia (método decadactilar e pelo tacto) em equipamento tradicional e/ou informatizado.

- Para Estenografar:
· Formação em estenografia; capacidade de leitura e retroversão correcta.

- Para Traduzir:
· Domínio da expressão oral, escrita e comercial de duas línguas, para além da língua nacional.

- Para operar com equipamento de telex, telecópia, gravação e policópia:

· Formação em apoio telemático;
· Formação em audiovisuais.
- Para o Trabalho de Telefone

· Domínio das técnicas específicas de comunicação.

Meios humanos
- Apoio em dactilografia;
- Apoio de um operador de telex;
- Apoio de um operador de policópia.

TÉCNICAS DE ARQUIVO, permitindo uma válida implantação e manutenção dos Arquivos e Ficheiros do gabinete.

2.1. Registo e descrição dos documentos;
2.2. Classificação e indexação dos documentos;
2.3. Implantação e manutenção de ficheiros;
2.4. Acesso a banco de dados.

Qualificação
Actualização sobre o material disponível no mercado; 
Domínio das técnicas de arquivo e documentação tradicional e informatizada, nomeadamente métodos de ordenação, classificação, indexação e codificação. 

Meios técnicos e instrumentais de apoio
Apoio em dactilografia; 
Apoio do centro electrónico.

Qualificação
- Todas as áreas descritas. 

Meios humanos
- Apoio da hierarquia;
- Apoio da Secretária Social na organização (eventualmente);
- Apoio da Recepcionista;
- Apoio da Dactilógrafa;
- Apoio do operador de policópias;
- Controle e eventual participação nas refeições de trabalho.

4.1. Contacto com os visitantes, com o público em geral, com a hierarquia;
4.2. Preenchimento de fichas de presença;
4.3. Função coordenadora;
4.4. Marcação e controlo da agenda diária;
4.5. Encaminhamento de problemas;
4.6. Colaboração em acções sociais. 

Qualificação
- Conhecimento das normas protocolares empresariais; 
- Domínio das técnicas de Relações Públicas aplicáveis; 
- Indução na Organização e conhecimento dos circuitos inerentes a esta tarefa; 
- Domínio perfeito da expressão oral em Língua Portuguesa; 
- Domínio oral e escrito de duas línguas estrangeiras; 
- Conhecimentos de psicologia, no âmbito da caracterologia; 
- Lúcida noção de atitude profissional.

5.1. Planeamento da acção
       5.1.1. Reservas
       5.1.2. Orçamentos
5.2. Organização de dossiers
(Englobando toda a documentação de estudo e trabalho referente à acção em curso)
5.3. Organização de ficheiros concernentes
5.4. Elaboração de documentação resultante da missão de trabalho. 

Qualificação
- As atrás descritas

6.1. Circuito de recepção e expedição de documentação
       - Receber e expedir documentação diversa, pacotes normalizados, etc.
       - Receber e/ou transmitir informações e respectivos registos
       - “Triage” da informação, 1ª leitura
       6.1.1. Comunicação
       Preenchimento de impressos com domínio dos circuitos de comunicação 
       (Colaboração com os Serviços no âmbito da actualização do Manual de Rotina) 
6.2. Gestão da Informação
       6.2.1. Recolha (através da leitura, estudo e análise da documentação)
       6.2.2. Tratamento (através da síntese, análise e correlação de assuntos)
       6.2.3. Veículação (utilizando os circuitos implantados e de acordo com os manuais de rotina)
6.3. Agendas diárias
       6.3.1. Preenchimento
       6.3.2. Cumprimento
6.4. Planos de Trabalho do Gabinete
       Gestão do Tempo para uma rotina de trabalho quotidiana
       6.4.1. Previsão
       6.4.2. Planeamento
       6.4.3. Implantação

Qualificação
- Ter conhecimento actualizado dos meios disponíveis para assegurar o cumprimento desta tarefa;
- Ter conhecimento das exigências dos CTT, das normas nacionais e internacionais e do serviço courrier;
- Dominar as técnicas de tratamento e divulgação da informação, utilizando a língua veicular e os equipamentos de transmissão disponíveis;
- Domínio das noções de “prioridade” e “tempo útil”;
- Conhecimento das agendas tradicionais e electrónicas (técnicas de preenchimento de Agendas e Plannings);
- Conhecimentos das técnicas de gestão de tempo;
- Introdução às técnicas de estatística.

Fonte: ASP - Associação Portugesa de Profissionais de Secretariado e Assessoria